PROCÉDURE DE GESTION DU SYSTÈME D’INFORMATION INTERNE

Le GRUPO CN a mis en place un Système d’Information interne, ci-après « SII » ou « Canal d’Information », afin d’assurer la mise en place de la Charte éthique (voir notre Charte éthique ici), du reste de la réglementation interne relative à la surveillance, au suivi et au contrôle de la prévention des risques pénaux et des situations et conduites contraires aux règles légales applicables à l’Entreprise et à sa réglementation interne.

Ce Système d’Information est un outil à la disposition de tous les employés du GRUPO CN, ainsi que des tiers qui collaborent avec l’entreprise de quelque manière que ce soit. Il est conçu, mis en place et géré de manière sécurisée, de façon garantir la confidentialité de l’identité de l’informateur et de tout tiers mentionné lors de la communication.

Le Canal est accessible par le site web de l’entreprise auquel renvoient les autres domaines des entreprises du GRUPO CN.

Toute personne souhaitant effectuer une communication peut le faire, même de manière anonyme, via l’un des canaux proposés par le Système d’Information interne du GRUPO CN, qui sont spécifiés comme suit:

En s’adressant par écrit au courrier électronique expressément habilité à cet effet à l’adresse : cetica@congeladosnavarra.com ou par courrier postal à l’attention du Comité d’éthique à l’adresse Polígono Industrial de Arguedas, 4, 31513, Arguedas (Navarra).
Par téléphone au numéro +34948026647.
Dans le cas des employés, par le biais d’un rapport écrit ou oral à leur supérieur hiérarchique, qui le transmettra au Comité d’éthique.
En demandant une réunion présentielle, qui doit avoir lieu dans un délai maximum de sept jours à compter de la demande.

Si la communication est effectuée par oral, y compris par téléphone ou via un système de messagerie vocale, elle est enregistrée après avoir préalablement averti l’informateur, ou transcrite, en donnant à l’informateur la possibilité de corriger et de valider cette transcription.

Dans toutes les communications, la confidentialité de l’identité de l’informateur, de tout tiers mentionné dans la communication et des actions menées dans le cadre de la gestion et du traitement des communications est garantie, ainsi que la protection des données, en empêchant leur accès par du personnel non autorisé. Toutefois, la présentation de communications anonymes est autorisée. De même, la confidentialité est garantie lorsque la communication est envoyée par des canaux autres que ceux établis ou à des membres du personnel qui ne sont pas responsables de son traitement, raison pour laquelle le personnel est dûment informé à ce sujet et en réfère immédiatement au comité d’éthique.

De même, les infractions à la réglementation visée par la loi 2/2023 peuvent être signalées à l’Autorité espagnole indépendante de protection des informateurs (Autoridad Independiente de Protección del Informante, AAI) ou aux autorités ou organismes régionaux correspondants, la communication interne à l’organisation étant le canal privilégié pour signaler ce type d’infraction, à condition qu’elle puisse être traitée efficacement et qu’il n’y ait pas de risque de représailles.

Le GRUPO CN dispose d’une procédure de gestion du Système d’Information interne qui décrit en détail la procédure à suivre dès la réception de l’information jusqu’à l’adoption, le cas échéant, des mesures appropriées en réponse à cette information si elle constitue un cas de non-respect de la réglementation.

Les dispositions de cette procédure respectent, dans tous les cas, les garanties de protection des informateurs conformément aux dispositions de la Directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil de l’Europe du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des infractions au droit de l’Union européenne, de la loi 2/2023 du 20 février réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions aux réglementations et qui luttent contre la corruption, comme indiqué dans la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.

L’organe responsable, au sein de l’Entreprise, de la gestion du fonctionnement du SII, ainsi que de la réception des informations relatives à la commission éventuelle d’une action illégale, irrégulière ou impropre commise au sein de l’Entreprise et du traitement ultérieur du dossier d’enquête est le Comité d’éthique. C’est lui qui informera régulièrement le Conseil d’administration des informations reçues, cet organe étant responsable, en dernier ressort, de la prise de décisions concernant la résolution des informations reçues.

Le SII du GRUPO CN réaffirme son engagement à ce que toute activité illicite de la part de l’Organisation ou de l’un de ses dirigeants, employés ou tiers qui collaborent de quelque manière que ce soit avec l’Entreprise fasse l’objet d’une enquête rigoureuse et que les mesures appropriées soient adoptées conformément aux réglementations internes et externes.